Mundo afora, o apostilamento é um procedimento já consolidado para validação de documentos para uso no exterior. Em 1961, passou a ser regulamentado internacionalmente a partir da criação da Convenção de Haia (comumente conhecida como “convenção da apostila”). Trata-se de um tratado internacional adotado atualmente por mais de 110 países que visa simplificar o processo bilateral de autenticação de documentos no exterior. No Brasil, no entanto, esse acordo só passou a vigorar a partir de agosto de 2016 (Decreto 8.660/2016) e regulamentado pela resolução 228/2016, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ).
Entre os países que assinaram a Convenção, podemos citar África do Sul, Alemanha, Argentina, Austrália, Áustria, Bolívia, Chile, Colômbia, Equador, Espanha, Estados Unidos, França, Holanda, Índia, Israel, Itália, Japão, México, Paraguai, Portugal, Reino Unido, Rússia, Turquia, Uruguai, Venezuela, e muitos outros.
O apostilamento possui uma série de vantagens, que ajudaram a dinamizar, e muito, o procedimento de documentação. Graças a ele não é mais necessário legalizar o documento no Ministério das Relações Exteriores (MRE), que tem apenas nove escritórios regionais no Brasil, já que ele pode ser feito em qualquer cartório extrajudicial, que estão localizados em mais de cinco mil municípios no país. O prazo para entrega do documento, a partir do pedido, é de cinco dias úteis e seu custo varia de estado para estado.
O país de destino do documento pode averiguar a autenticidade da apostila através de um banco de dados unificado organizado pelo CNJ. Ele é aberto a qualquer interessado, por meio de consulta eletrônica, à verificação da existência e da autenticidade das apostilas emitidas, assim como a conexão de cada documento apostilado.
Portanto, a apostila só será recusada (no caso de país signatário) caso sua origem não seja comprovada.
Documentação
A Convenção de Haia se aplica aos seguintes tipos de documentos, chamados por ela de “atos públicos”:
1) Registros relacionados a declarações oficiais mencionando registro, visto ou reconhecimento de assinatura, como traduções juramentadas e diplomas universitários;
2) Documento lavrado por instrumento público formalizado por um Cartório de Notas, como escrituras e certidões de registro civil;
3) Certificados de característica administrativa, como certidões de nascimento, de óbito ou casamento;
4) Comprovantes provenientes de funcionário ou autoridade que dependa de jurisdição do país. Exemplos: membros do Ministério Público, escrivães ou oficiais de justiça.
Tradução
Todo documento estrangeiro apresentado a uma autoridade brasileira deve ser acompanhado de sua respectiva tradução juramentada – o mesmo vale para o caso inverso, ou seja, um documento em português para ser apresentado no exterior. A tradução juramentada é uma versão em língua portuguesa (ou vice-versa) com fé pública, ou seja, reflete oficialmente o conteúdo descrito em outro idioma.
Sem esse tipo de tradução, não seria possível atribuir autenticidade aos documentos estrangeiros, já que a legislação brasileira não dá validade a nenhum documento estrangeiro redigido em outro idioma que não seja o Português.
Ela é obrigatória em casos como pedidos de cidadania, já que são exigidos todos os documentos do requerente estrangeiro.
Portanto, uma tradução que não seja feita por um tradutor juramentado, por melhor e mais exata que seja, não é aceita sob nenhuma hipótese. É obrigatório por lei que toda tradução em documento seja feita somente por esses profissionais.
Os tradutores, por sua vez, precisam ser aprovados em concurso público. Portanto, é importante checar na repartição pública se este profissional está realmente habilitado para realizar o serviço.
A tradução sempre deve ser iniciada pela identificação do tradutor, número da tradução e número de páginas. Além da tradução fiel e integral do original, também devem constar as assinaturas e demais elementos gráficos do documento, como selos e carimbos. Ao final do texto, consta o nome, carimbo, número de matrícula na junta comercial respectiva e assinatura do tradutor. Não esqueça de verificar esses detalhes!
Além da tradução fiel de documentos, o tradutor juramentado também pode atuar como intérprete em juízo, em cartórios ou outros locais que precisem da decodificação de outro idioma. Isso serve para casamentos, compra e venda de imóveis, diplomas acadêmicos, registro de filhos e audiências públicas, tudo sempre envolvendo algum participante estrangeiro.
Quando não é possível
Atenção: para que o processo seja considerado válido, é necessário que tanto o país de origem do documento, quanto o país de destino, sejam signatários do tratado. Se não for o caso, esse documento deve passar pelo antigo processo de consularização – ou seja, a obtenção da legalização do reconhecimento da assinatura ou da autenticação que consta no documento. Ele confirma, por exemplo, requisitos como a autenticidade do cartório.
Esse procedimento deve ser feito em algum dos escritórios do MRE e/ou Consulado do respectivo país no Brasil. Caso esteja no exterior, deve ser concluído nas embaixadas ou no consulado-geral do Brasil no país em questão (ou em instituição que possua jurisdição sobre o local).
Entre os países não signatários do acordo, a China e o Canadá são exceções importantes, além de Irã, Vietnã, Arábia Saudita e dos Emirados Árabes Unidos.
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